603.10一般出纳程序

学院管理部门有责任建立和维持适当的内部控制环境，以防止不当使用资金，防止损失，并保护员工免受不当使用资金的不适当收费，使用书面现金控制程序。

所有收取硬币、货币、支票、汇票和信用卡交易的学院部门必须在操作程序中最低限度地控制以下现金收据：

  • 在收到资金时对其进行记帐
  • 单独的个人现金处理职责
  • 确保现金的处理和储存
  • 审查和批准无效的交易
  • 及时存入资金
  • 协调每日和每月的活动
  • 监督现金收款流程

以下程序描述了以下方面的最低操作程序：


603.20主要出纳现金处理程序
603.20.10开业手续
采取行动不。行动
收银员 20.10.A 从保险库中检索找零资金抽屉。
20.10.B 核对零钱抽屉里的现金
20.10.C 在ERP系统中打开一个新的批处理会话
603.20.20通用操作规程
采取行动不。行动
收银员 20.20.A 限制其他人访问其指定的寄存器。 收银台只分配了一名收银员
20.20.B 在处理一笔交易后关闭现金抽屉
20.20.C 使用相应活动的适当费用代码对交易进行登记，如果一个项目未在登记册中列出，则应通知经理
20.20.D 告诉客户小计以允许进行更正
20.20.E 在ERP系统中记录付款方式
20.20.F 输入支付方式：现金、支票或借记卡/信用卡
20.20.F.1 收取销售金额的现金，并大声数出退还的零钱
20.20.F.2 只有当支票是(a)准确的到期金额时，才接受支票
20.20.F.3 如果持卡人的姓名与他们的ctclick身份相符，则刷卡
20.20.F.4 财政援助是根据财政援助部门做出的奖励来分批处理的。
20.20.G 现金出售完成后关闭抽屉
20.20.H 给顾客一张收据
20.20.I Refer to other procedure for Voids, Refunds, & Change Orders if needed during a shift
20.20.J 当班结束后结束收银工作，并通知主管/经理现金抽屉准备好清点。 否则，离开寄存器休息时要锁上计算机。
603.20.30退款 以原始付款的形式进行处理。
采取行动不。行动
区会计 20.30.A 如果学生通过Nelnet签署了付款计划或亲自付款，则通过支票处理退款。
收银员 20.30.B 对于在线借记卡/信用卡付款，退款将被处理到最初收取的卡。
603.20.40空白/更正
采取行动不。行动
收银员 20.40.A 通过每日批处理对账过程识别错误。
20.40.B 准备证明文件，如收据的打印副本，注明无效的原因，并将证明文件附在原始批次和已做更正分录的批次中
603.20.50关闭会话
采取行动不。行动
收银员 20.50.A 运行活动报告以记录所有销售活动
20.50.B 准备核对工作表（现金盘点表），以排除用于变动基金的金额。 多余的资金将被存放在一个安全的袋子里。
603.20.60存款准备
采取行动不。行动
首席出纳/主管 20.60.A 使用现金盘点表与第一张现金盘点表核对存款袋中的金额。
20.60.B 根据第一次和第二次计数的添加机磁带审核和批准批对账。 注意差异，必要时采取纠正措施。
20.60.C 填写银行存款单（一式三份），一份存出纳，一份存存款，一份交给区会计
20.60.D 将存款密封在防篡改袋中。 注意运钞车存放和取货记录里的包号。 把密封的押金放在一个安全的地方，直到捡起。
运钞车服务 20.60.E 在提货运输到银行的日志上签字，并将存款运送到银行。
603.20.70流动找零基金
采取行动不。行动
首席出纳/主管 20.70.A 计算将保留在工作找零资金抽屉中的金额，以备以后的出纳。
商务办公室主任 20.70.B 确定工作变动基金中应保留的适当金额，并建议增加/减少该金额。
Campus 商务办公室主任
& District VC of Finance		 20.70.C 批准或建议对工作变更金额或可接受的变更进行变更。
603.20.80礼品卡/等值现金卡
一个部门可以使用礼品卡来管理特殊项目，只要不附带任何费用。 部门必须确保有足够的内部控制来保护资产。 参考 SAAM 40.30.30d
采取行动不。行动
部门 20.80.A Begin Process by completing 现金等值卡的购买批准协议 and will be issued a Cash Equivalent Order form to be used for Purchase Requisition processing.
首席出纳/主管 20.80.B 个人可凭凭单到校园收银台领取等值现金卡。
20.80.C 等值现金卡应存放在出纳办公室内安全的、上锁的地方。
20.80.D 出纳办公室保存出纳卡的日志，以备报告和审计之用。
603.30带收银机的远程现场现金处理程序
采取行动不。行动
经理 30.10.A 清点找零资金以核实金额
30.10.B 检查收银机，确认之前没有销售记录
现金处理程序 30.20.A 限制其他人使用他们指定的收银机，尽量让每个收银员只使用一台收银机。
30.20.B 除非处理交易，否则一直把现金存放在收银台抽屉里
30.20.C 当顾客购买商品/服务时，按铃登记。 收银员/经办人不得为自己记账。 仅使用有效的商品编号进行销售，如果没有列出商品，请通知经理。
30.20.D 告诉客户小计以允许进行更正
30.20.E1 输入支付方式：借记卡/信用卡或现金
30.20.E2 刷客户的借记卡/信用卡，只刷购买金额或
30.20.E3 在收到顾客的现金并将其放入抽屉之前，大声数出零钱
30.20.F 现金出售完成后关闭抽屉
30.20.G 给顾客一张收据
30.20.H Refer to the procedure for Voids, Refunds, & Change Orders if needed during a shift
30.20.I 在销售点系统打卡并通知主管/经理现金抽屉准备好清点
经理 30.50.A 验证处理程序是否已退出销售点系统。 寄存器磁带确认这已完成。 这张单子包含在银行存款里。
30.50.B 观察管理人数办公室里钱柜里的现金总额。
30.50.C 重复计算以检查总金额
30.50.D 把现金放在有担保的保险箱里，以便对账
总出纳处 30.60.A 使用现金计数表验证现金计数
30.60.B 完成最后的银行存款单，包括机器磁带
30.60.C 把这批现金放在一个上锁的银行袋子里，然后放在保险库的投递箱里
转运体 30.60.D 第二天由第三方将存款从金库转移到银行，第三方将在存款记录上签字并注明日期，并将前一天的存款带到银行
区会计 30.60.E 在企业资源规划系统中记录银行存入的金额。
财政科技。 30.65.A 管理出纳的销售报告。 现金支付员不允许编写自己的销售报告。
30.65.B 完成每日对账报告，包括现金销售总额，信用卡/借记卡销售，现金存款和净销售，以计算超额/不足差异。
30.65.C 向经理/审核员/总监汇报每日对账情况。
导演 30.65.D 审核每日对账报告，并在可接受的差异范围内签字以表明审核和批准。 可接受方差由603.20.70.C定义
30.66.A 当注意到不可接受的差异时，向业务办公室管理发出警报。
经理 30.66.B 跟踪现金处理人员，确定差异的根本原因
处理程序 30.66.C 将差异的根本原因记录在每日对账报告上，并签字证明报表的正确性。
经理/总监 30.66.D 实施纠正措施，以解决不可接受的现金差异的根本原因，纠正措施可能包括再培训，口头警告，书面警告，解除或暂停现金处理职责，直至终止雇佣关系。
603.30.30带收银机的远程场地退款和退票（如果校园部允许）
603.30.30a现金退款
采取行动不。行动
现金处理程序 30.30.A1 用客户收据准备退款单供经理批准
经理 30.30.A2 批准或拒绝退款请求单
现金处理程序 30.30.A3 从现有的现金抽屉中给客户现金退款，并在销售点登记中输入交易。
客户 30.30.A4 在退款单上签字，确认收到现金退款
现金处理程序 30.30.A5 把填好的退款单放在收银机抽屉里
603.30.30b借记卡/信用卡退款
采取行动不。行动
现金处理程序 30.30.B1 用客户收据准备退款单供经理批准
经理 30.30.B2 批准或拒绝退款请求单
现金处理程序 30.30.B3 将退款交易细节输入销售点系统
30.30.B4 把填好的退款单放在收银机抽屉里
30.30.B5 向客户提供借记卡/信用卡的收据，但不为签帐卡退款提供现金。
603.30.40空洞
采取行动不。行动
现金处理程序 30.40.A 在事务完成之前进行更正/取消
30.40.B 需要更正的已完成交易可能无效，并保留交易记录以供无效/取消登记审查
经理 30.40.C 审核无效/取消登记，进行根本原因分析和纠正措施
603.30.70流动找零基金
采取行动不。行动
经理/主管 30.70.A 每个工作日计算变更资金，并在变更资金日志中记录活动
商务办公室主任 30.70.B 确定工作变动基金中应保留的适当金额，并建议增加/减少该金额。
Campus VPA &
District VC of Finance		 30.70.C 批准或建议对工作变更金额或可接受的变更进行变更。
603.40没有收银机的偏远地点的现金处理程序
采取行动不。行动
经理 40.10 核对工作变更基金中的金额
经理 40.20.A 将使用找零基金的人数限制在尽可能少的人，以确保问责制。 建议至少有两个人，这样处理现金的人就可以不同于协调现金活动的人。
现金处理程序 40.20.B 使用预先编号的澳门威尼斯人app学院区收据，可在校园收银处获得。
40.20.C 在收据上写入以下信息：客户名称，学生号，项目/服务描述，费用代码，收到的金额，交易日期和现金处理人员的首字母缩写
40.20.D 将现金收据的副本返还给1)顾客2)押金3)部门4)收据簿，并将其返还给出纳办公室
40.20.E 接受与其部门处理能力相一致的付款方式
40.20.F 不卖物品给自己
40.20.G 在交易结束时关闭并保管现金箱
经理 40.30 批准退款并在交易活动日志（收据簿）中记录退款。
经理或指定经理 40.50.A 对现金箱进行计数以协调收据活动
40.50.B 将证明文件和现金存款送到总出纳办公室进行额外的验证（如果校园商务办公室要求），录音和银行存款
首席出纳/主管 40.60 遵循603.20.60规定的相同存款准备
经理 40.70.A 计算将保留在工作找零资金抽屉中的金额，以备以后的出纳。
商务办公室主任 40.70.B 确定和批准在工作变更基金中保留的适当金额，并建议增加/减少该金额。

Adoption Date : 1993/10/29
Revision Date : 2023/01/16