604年概述

学院管理部门负责通过使用书面应收账款程序建立和维护适当的内部控制环境。 在学校未收到付款或未建立应收账款记录之前，任何货物或服务不得离开学院。 所欠款项可记为收入或支出的回收。

以下是可能产生应收账款记录的商品或服务类型：第三方付款、学费和杂费、设施租金、儿童保育、赠款和合同、国家自然基金支票、超额付款、学生贷款。

应收账款的基本流程如下，并应作为最低限度的包括在任何操作程序中：

  • 创建/记录应收账款交易
  • 生成帐单
  • 付款收据
  • A/R的老化
  • 收集过程
  • 注销

应收账款的处理程序如下：

第三方赞助

定义：学生以外负责支付学生经济义务的组织或个人。

  1. 从担保人处获得书面文件，其中至少包括以下内容：
    • 个人姓名
    • 学号
    • 年/季度
    • 类
    • 授权数量
    • 的付款信息
  2. 建立担保人ID（客户ID）

    财务援助办公室或校园商务办公室负责建立一个赞助商ID（客户ID），用于出纳作为付款方式，并在财务管理系统（FMS）中记录未开票的应收账款。

  3. 开具给保证人的发票

    会计部门负责及时、定期地为赞助机构开具发票。

  4. 付款收到了

    收到的款项必须及时存入学院账户（24小时）。

  5. 老化

    未付应收款的账龄将按照标准账龄标准计算。 （30、60、90天等）

  6. 集合

    在一段时间后仍未支付的账户将被转交给催收公司。

  7. 注销

    如果催收机构将一个无法收回的账户退回，对于超过2500美元的账户，将向司法部长办公室发出注销请求。

短期贷款

短期贷款将按照澳门威尼斯人app大学区政策和程序332处理和计费。

赠款、合同和其他应收款项

  1. 将为学院运作过程中产生的赠款、合同和杂项应收款发放帐单
    • 各项应收账款交易完成后，应编制发票并寄给债务人。
    • 赠款和合同的账单应定期编制，至少每季度编制一次，除非书面合同或法规要求不同的时间表。
  2. 校园或区会计办公室可能会出具账单。 但是，所有由校园发出的帐单必须在校园营业处的控制之下。
    • 帐单应包含足够的细节，以充分记录所提供的货物或服务。 应保留源文件，并应要求提供。
    • 除非书面合同或法规要求不同的格式，否则账单将按顺序编号的澳门威尼斯人app学院区文件（发票）发出。
    • 如果这些文件是由学院制作的，则将这些文件的副本保存在校园商务办公室，并将正式记录保存在区会计办公室。
  3. 收到的款项应及时记录在FMS出纳系统中，这将清除应收账款。
  4. 未付应收账款的账龄将按照标准账龄标准（30、60、90天等）计算。
  5. 在一段时间后仍未支付的账户将被转交给催收公司。
  6. 如果催收机构将一个无法收回的账户退回，对于超过2500美元的账户，将向司法部长办公室发出注销请求。

收款工作应收帐款

应尽一切努力收回应收账款

如果未收到联邦或其他政府或州机构以外的应付款项，将采取以下行动：

  • 逾期30天，将开具第二张发票
  • 逾期60天的账户，将发出第三张发票，并威胁要进行催收
  • 逾期90天的帐目-将被转去收款

所有收集应收账款的工作都应记录在案。 结余少于$2.00的帐户将由该机构清算，而不会被追讨。

管理部门将就过期应收款的处理和分类进行审查并提出建议。 每月的分账账龄报告将被审查并与总账核对。

注销无法收回的应收账款

当确定一个帐户可能不会被收取时，应从会计记录中删除该帐户。

不可收款性的确定可以基于以下标准：

  • 账户金额
  • 收集工作的成本与收益
  • 影响获得未来资产可能性的因素，如
  • 法庭判决，死刑，监禁
  • 其他减轻因素，如困难或无法找到

管理审查将在核销无法收回的应收款之前或之后立即进行。 总检察长办公室可以审查某些类型的应收账款，以确保没有成本有效的法律手段收集应收账款。

对于无法收回的账户，如学生账户上的到期余额，采取最低限度的收款行动可能会发现具有成本效益。 学生账户将被标记，并保留对学校有经济义务的学生的学生记录。 如果义务得到支付，扣留将被解除。 对于其他类型的呆账，将保留文件以备将来审查和可能的重复交易核对。

金额在2500美元以下的未收回账户将由地区商业和财政副校长或其他指定的个人进行额外审查。

超过2500美元的坏账将由澳门威尼斯人app总检察长办公室审查和批准。

经管理人员审查，确定已不当核销的帐款，应作为过期应收帐款重新记入会计记录。

Companion Document :
Adoption Date : 1993/10/29
Revision Date : 1993/10/29